Für die Bewerbung für den Sustainable Impact Award ist das Ausfüllen eines kategoriespezifischen Fragenbogens erforderlich. Auf Basis der eingereichten Bewerbungen wird dann für jede Kategorie vom wissenschaftlichen Partner eine Shortlist erstellt, die die Grundlage für die Jurysitzung bildet. Ausgangspunkt für die Erstellung der Shortlists ist ein Pre-Screening der Bewerbungen. Dabei werden die Angaben in den Bewerbungsfragebögen untersucht und bewertet. Der Fragebogen enthält neben Single und Multiple Choice Fragen auch offene Antwortfelder, mit denen einzelne Maßnahmen und Projekte ausführlicher vorgestellt werden können.

Grundsätzlich sind folgende Themen für die einzelnen Kategorien relevant: